Afspraken, facturatie en reiskosten voor opdrachtnemers
1. Algemeen
Haags Theaterhuis (HTH) werkt voor verschillende werkzaamheden samen met zelfstandige opdrachtnemers, zoals theaterdocenten, acteurs, regisseurs, makers en andere professionals.
Voorafgaand aan iedere opdracht ontvangt de opdrachtnemer een afspraakformulier. Hierin worden de afspraken over de opdracht, de periode, de werkzaamheden en de vergoeding vastgelegd.
De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig en voor eigen rekening en risico uit. Partijen hebben niet de bedoeling een arbeidsovereenkomst aan te gaan.
De afspraken op het afspraakformulier vormen de basis voor de uitvoering en facturatie van de opdracht.
2. Afspraakformulier
Voorafgaand aan de werkzaamheden ontvangt de opdrachtnemer een afspraakformulier.
Het afspraakformulier bevat onder andere:
- naam van de opdrachtnemer en/of onderneming;
- omschrijving van de opdracht;
- periode van de opdracht;
- locatie(s) waar de opdracht wordt uitgevoerd;
- omvang van de opdracht, bijvoorbeeld het aantal lessen, repetities en/of voorstellingen;
- overeengekomen tarief of totaalvergoeding;
- eventuele afspraken over reiskosten en materiaalkosten;
- btw-afspraken, indien van toepassing;
- de kostendrager die op de factuur vermeld moet worden.
Zelfstandige uitvoering
De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig uit en is verantwoordelijk voor de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd, binnen de vooraf afgesproken kaders en het gewenste resultaat.
HTH kan aanwijzingen geven over het gewenste resultaat, de inhoudelijke kaders, planning, locatie en praktische organisatie van de opdracht. Deze aanwijzingen zijn niet bedoeld als leiding en toezicht zoals bij een arbeidsovereenkomst.
De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor een professionele en deugdelijke uitvoering van de overeengekomen opdracht.
3. Facturatie
De opdrachtnemer factureert de overeengekomen vergoeding conform het afspraakformulier.
Facturen dienen de volgende gegevens te bevatten:
- naam en adres van de opdrachtnemer;
- bedrijfsnaam, indien van toepassing;
- KvK-nummer, indien van toepassing;
- btw-nummer, indien van toepassing;
- factuurnummer;
- factuurdatum;
- omschrijving van de opdracht/projectnaam;
- periode waarin de werkzaamheden zijn uitgevoerd;
- het aantal uren, lessen, repetities en/of voorstellingen indien dit onderdeel is van de gemaakte afspraak;
- het overeengekomen tarief of de overeengekomen vergoeding;
- eventuele afzonderlijke kosten, zoals reiskosten;
- btw, indien van toepassing;
- totaalbedrag;
- IBAN-nummer;
- de kostendrager zoals vermeld op het afspraakformulier.
De kostendrager is verplicht en dient exact te worden overgenomen van het afspraakformulier. Zonder kostendrager kan de factuur niet correct worden verwerkt.
De omschrijving van de werkzaamheden dient overeen te komen met de afspraken op het afspraakformulier.
4. Indienen van de factuur
Facturen dienen als PDF per e-mail te worden gestuurd naar:
Facturen worden bij voorkeur binnen 14 dagen na afronding van de werkzaamheden ingediend.
Bij opdrachten die langer dan één maand duren, kunnen partijen afspreken dat de opdrachtnemer maandelijks factureert.
5. Betaling
Betaling vindt plaats binnen de op de factuur vermelde betalingstermijn, nadat de factuur correct en volledig is ontvangen.
Wanneer noodzakelijke gegevens op de factuur ontbreken of de factuur niet overeenkomt met de gemaakte afspraken, kan HTH de opdrachtnemer vragen de factuur aan te passen voordat deze in behandeling wordt genomen.
6. Reiskosten
Indien reiskosten worden vergoed, wordt dit vooraf afgesproken en vermeld op het afspraakformulier.
Reiskosten kunnen uitsluitend worden gedeclareerd voor reizen die rechtstreeks verband houden met de uitvoering van de overeengekomen opdracht.
Auto
Indien vooraf overeengekomen, kan een vergoeding per kilometer worden gedeclareerd.
De vergoeding bedraagt € 0,23 per kilometer, tenzij op het afspraakformulier een ander bedrag is afgesproken.
Vermeld op de factuur het aantal gedeclareerde kilometers.
Openbaar vervoer
Indien vooraf overeengekomen, kunnen de daadwerkelijk gemaakte kosten voor openbaar vervoer worden gedeclareerd. Hierbij geldt het tweede klas tarief, tenzij anders afgesproken.
De opdrachtnemer voegt de relevante vervoersbewijzen of betaalbewijzen toe wanneer daarom wordt gevraagd.
Overige reiskosten
Parkeerkosten, tol en andere reiskosten worden alleen vergoed wanneer dit vooraf met HTH is afgesproken.
7. Zelfstandige positie van de opdrachtnemer
De opdrachtnemer verricht de werkzaamheden als zelfstandig ondernemer en is zelf verantwoordelijk voor:
- de eigen belasting- en btw-verplichtingen;
- de eigen verzekeringen;
- de eigen administratie;
- het tijdig en correct factureren van de werkzaamheden.
De opdrachtnemer is vrij om, voor zover de uitvoering van de opdracht daardoor niet wordt belemmerd, ook werkzaamheden voor andere opdrachtgevers te verrichten.
Partijen erkennen dat de feitelijke uitvoering van de opdracht dient aan te sluiten bij de gemaakte afspraken.
8. Vragen over facturatie
Voor vragen over het afspraakformulier, facturatie of reiskosten kan contact worden opgenomen met: